Ilmiöpohjainen kumppanuus – hankinnan kohteena muutos

Julkinen sektori ostaa vuosittain miljardeilla euroilla järjestelmiä, palveluita ja konsultointia. Silti kustannukset kasvavat ja tuottavuus polkee paikallaan. Syy ei ole ostamisen määrässä vaan sen kohteessa: perinteinen hankinta ostaa valmiita eilisen ratkaisuja pistemäisiin tarpeisiin. Järjestelmä vaihtuu, mutta työ tehdään kuten ennenkin – ja kustannuksiin tulee yksi rivi lisää.

Ilmiö ratkaistaan, ei tarvetta täytetä

Ilmiöpohjainen hankintamalli kääntää asetelman. Sen lähtökohtana on ilmiö: useiden tekijöiden kokonaisuus, joka sitoo resursseja – esimerkiksi hallinnollisen työn kustannukset, tietyn asiakasryhmän kasvava palvelutarve tai päällekkäiset järjestelmät ja prosessit. Ilmiölle lasketaan nykykustannus: mitä tämä kokonaisuus maksaa vuodessa henkilötyönä, ostoina ja järjestelminä?

Sen jälkeen asetetaan mitattava muutostavoite: ilmiön vuosikustannusta vähennetään pysyvästi sovitulla osuudella sovitussa ajassa. Ilmiö viedään markkinavuoropuheluun kysymyksellä, joka poikkeaa perinteisestä tarjouspyynnöstä: mikä tässä ilmiössä voisi muuttua, jotta resursseja tarvittaisiin vähemmän? Markkinoiden vastaus voi olla esimerkiksi tekoälyllä tuettu toimintamallimuutos, joka poistaa prosessivaiheita, vähentää manuaalityötä ja mahdollistaa vanhojen järjestelmien alasajon.

Hyödyt ja riskit jaetaan

Kumppani valitaan neuvottelumenettelyllä, ja hankinnan kohteena on muutos – ei järjestelmä eikä henkilötyö. Kumppani kantaa kokonaisvastuun uuden toimintatavan muotoilusta, teknologian toimittamisesta ja muutoksen jalkauttamisesta. Sopimuksessa sovitaan hyötyjen jaosta: kumppani saa kiinteän perusmaksun osuutena arvioidusta hyödystä sekä tulospalkkion toteutuneen muutoksen arvosta.

Tilaaja maksaa tuloksista, ei lupauksista. Kumppanikustannus poistuu sopimuskauden päättyessä – saavutettu säästö jää pysyväksi.

Malli valjastaa markkinoiden innovointi- ja investointikyvyn tilaajan haasteiden ratkaisemiseen. Toimittajalle se avaa mahdollisuuden ansaita aidosta vaikuttavuudesta; tilaajalle se poistaa etupainotteisen investointiriskin tilanteessa, jossa talous ei kestä epäonnistuvia hankkeita.

Hankintalain uudistus tekee mallista ajankohtaisen

Kesäkuussa 2026 voimaan tullut hankintalain uudistus muuttaa julkisten hankintojen pelikentän perusteellisemmin kuin mikään muutos vuosikymmeniin. Sidosyksikköhankinnoille tuli kymmenen prosentin vähimmäisomistusvaatimus, jota sovelletaan siirtymäaikojen jälkeen vaiheittain vuosina 2027–2030. Käytännössä merkittävä osa palveluista, jotka on tähän asti ostettu suoraan omilta inhouse-yhtiöiltä, on jatkossa kilpailutettava markkinoilla – ja nykyisiä sopimuksia joudutaan irtisanomaan ja arvioimaan uudelleen jo siirtymäaikana.

Samalla laki nostaa hankinnan suunnittelun ja markkinavuoropuhelun uuteen asemaan: suurissa hankinnoissa markkinakartoitus tai toteutusvaihtoehtojen arviointi on jatkossa pakollista, EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on lähtökohtaisesti jaettava osiin ja vain yhden tarjouksen tuottanut kilpailutus on pääsääntöisesti uusittava. Lain tavoite on selvä: enemmän aitoa kilpailua, toimivammat markkinat ja tehokkaampi verovarojen käyttö.

Uusi hankintalaki vaatii hankintayksiköiltä juuri sitä, mihin ilmiöpohjainen malli perustuu: huolellista suunnittelua, nykykustannusten ymmärtämistä ja aitoa vuoropuhelua markkinan kanssa.

Kun inhouse-kanava kapenee ja kilpailuttamisvelvoitteet laajenevat, hankintayksiköt tarvitsevat uusia tapoja hankkia muutosta markkinoilta – ja yrityksille avautuu markkina, joka on tähän asti ollut suljettu. Ilmiöpohjainen kumppanuus vastaa molempiin: se täyttää uuden lain hengen ja kirjaimen ja tekee hankinnasta investoinnin muutokseen.

Mitä onnistuminen edellyttää

• Johdon sitoutuminen: jaetun riskin ja hyödyn malli on strateginen valinta, ei hankintatekninen yksityiskohta.
• Nykykustannusten laskenta: ilman luotettavaa lähtötasoa muutoksen arvoa ei voi todentaa eikä hyötyä jakaa.
• Rohkeus vuoropuheluun: markkinoille on uskallettava kertoa ongelma avoimesti sen sijaan, että kysytään hintaa valmiiksi keksitylle ratkaisulle.
• Sopimusosaaminen: hyötyjen mittaaminen, jakomekanismit ja sopimuskauden hallinta on suunniteltava huolella.
• Uuden hankintalain hallinta: siirtymäajat, sidosyksikkösääntely ja uudet velvoitteet on tunnettava, jotta malli rakennetaan kestävälle pohjalle.

Ilmiöpohjainen kumppanuus ei korvaa kaikkia hankintoja – yksittäinen innovaatio kannattaa edelleen ostaa suoraan vaikkapa start-upilta. Mutta siellä, missä ratkaistavana on suuri, monitekijäinen kustannusilmiö, se on tehokkain tuntemamme tapa muuttaa hankinta kulueristä investoinniksi muutokseen.